A diario tenemos transacciones que tienen su soporte en recibos y facturas que se acumulan de varias maneras: unas por recibos físicos impresos por una maquina registradora, otros enviados a tu correo electrónico, y otros recibidos en tu celular o en texto. Es aqui cuando tienes que definir como quieres mantener un record de tus soportes.
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Con QuickBooks Online tienes la posibilidad de escanear o tomarle foto a tus recibos o facturas y subirlas como soporte de tus transacciones, todo como un adjunto. Esta posibilidad es valida y funciona de maravilla para todos aquellos que mantienen sus soportes en la nube y tienen la particularidad de verificarlo en su aplicación de QuickBooks Online.
Este adjunto funciona muy bien en todos los aspectos, pero no solo en la parte de recibos y facturas de suplidores (vendors) sino que tambien cuando quieres adjuntar algun documento o contrato firmado por clientes o suplidores que necesitas que permanezca en la nube para acceso rápido.
Ademas existen los archivos de estados de cuentas que pueden ser descargados del banco y subidos a tu cuenta de QuickBooks Online, para ser adjuntado o no según nuestro manejo contable.
Para realizar este tipo de manejo contable con los adjuntos como parte de tu soporte en tus transacciones, tanto para recibos como para facturas, o cualquier adición que le quieras agregar a una transacción, lo ejecutas de la siguiente manera:
Puedes agregar datos adjuntos directamente a una transacción o puedes agregarlos a la página Adjuntos. En la página Adjuntos se enumeran todas las transacciones que se subieron a tu empresa.
Para Agregar un archivo adjunto a una transacción
(1) Creas una transacción nueva o busca una transacción existente a la que desees adjuntar un archivo.
(2) Desplazate hasta la parte inferior del formulario y realiza una de las siguientes acciones:
(A) Arrastra un archivo (o grupo de archivos) desde tu escritorio o una ventana abierta y colócalo en el rectángulo debajo del icono del clip.
(B) Haz clic en el icono del clip, busca los archivos que deseas y haz clic en Abrir.
(C) Haz clic en Mostrar existente. El panel Añadir se abre para mostrar adjuntos ya cargados a tu empresa.
De forma predeterminada, el panel muestra adjuntos no enlazados o archivos subidos a tu empresa pero aún no conectados a una transacción. Selecciona Todo en la lista desplegable para mostrar todos los archivos adjuntos.
Si el archivo se puede previsualizar, QuickBooks muestra una imagen en miniatura con una opción para obtener una vista previa. Si no se puede previsualizar el archivo, QuickBooks le ofrece la opción de descargar el archivo para que puedas verlo.
(3) En el panel, haz clic en Agregar para agregar un archivo adjunto a tu transacción. Puedes agregar varios archivos adjuntos.
(4) Cuando hayas terminado, haz clic en la flecha en la parte superior del panel para cerrarla.
Agregar un archivo adjunto a la página Adjuntos
(1) Haz clic en el icono Engranaje> Adjuntos.
(2) A continuación, realiza una de las siguientes acciones:
(A) Arrastra un archivo desde tu escritorio o una ventana abierta y colócalo en el rectángulo grande debajo del icono del clip.
(B) Haz clic en el icono del clip, busca los archivos que deseas y haz clic en Abrir.
Puedes seleccionar y agregar varios archivos simultáneamente con cualquier método.
Los adjuntos estas hecho para eso, para mantener un orden de los soportes por transacciones, pero a veces se puede volver complicado. Pero importante, mientras tengas todo tu soporte, podras ejecutar este tipo de soporte facil con QuickBooks Online.
De todas formas, existen varias opciones mas fáciles con aplicaciones que mantienen tu vida mucho mas relajada.
Sobre nuestro autor:
Vanessa Vasquez, con una carrera de 20 años en negocios y desarrollo de negocios, ha capacitado a la comunidad hispana durante más de 15 años para comprender y utilizar QuickBooks correctamente y aplicarlos para trabajar menos y obtener mejores resultados.
Su principal objetivo es ayudar a los empresarios y contadores hispanos a tener éxito mediante la coordinación del proceso de gestión financiera de sus pequeñas empresas a través de la educación y la aplicación de tecnología. Como una empresaris latina, Vanessa reconoce la importancia de brindar oportunidades de capacitaciones y soluciones financieras para la comunidad de pequeñas empresas latinas en rápido crecimiento.
La visión de Vanessa es traer gozo a la vida de sus clientes a través de una prosperidad financiera y una planificación estable mediante el uso de las herramientas y el proceso correcto para crecer y expandir sus negocios. Vanessa se ha comprometido a proporcionar la mejor experiencia de capacitación, educación y contenido en la herramienta de contabilidad QuickBooks, creando el potencial para una mejor toma de decisiones para el usuario final y los empresarios hispanos. Desarrolla entrenamientos y contenido sobre temas como la Firma del Futuro, QuickBooks Desktop y QuickBooks Online como herramientas y aplicaciones de contabilidad, Cumplimientos de las leyes tributarias y contables para América Latina y la aplicación de QuickBooks en sus negocios, Análisis y gestión del flujo de trabajo a través de las herramientas y aplicaciones de QuickBooks, y mucho más.
Está certificada como ProAdvisor en QuickBooks Desktop y Avanzada ProAdvisor en QuickBooks Online, y ha escrito y publicado Cursos digitales de Capacitación y Manuales en Español para QuickBooks Online. Fue una de las primeras latinas en presentar en Scaling New Heights, una conferencia internacional para todos los ProAdvisors de Intuit. Capacitadora para la Academia de Contadores Públicos – CPA Academy y Latino Tax Fest, conferencia para todos los preparadores de impuestos latinos en Estados Unidos. Organizadora del Miami Woodard Group y co-anfitriona de un programa en Facebook de QuickBooks Al Dia.
Original Source (with translation or reproduction permission of the publisher): https://quickbooksenespanol.wordpress.com/2017/05/19/reconciliaciones-y-soporte-de-transacciones-en-quickbooks/ by Vanessa Vasquez, published by QuickBooksenespanol.com