En cualquiera de las versiones de QuickBooks y en cualquier lugar en el que te encuentres en algún momento has querido importar información al QuickBooks, para evitar digitar una gran cantidad de información.
En este deseo de acortar el tiempo de trabajo se han realizado muchos avances dentro de QuickBooks, en donde puedes importar información al QuickBooks sin necesidad de hacerlo de manera manual.
Una de las maneras que se han utilizado a través de los años es el importar en archivos de excel la información de Clientes, Suplidores y listados de Productos y Servicios. Y si utilizas QuickBooks Desktop, o QuickBooks Online, puedes importar este tipo de información.
Para QuickBooks Desktop puedes hacerlo de 2 maneras de forma facil:
I. A traves de las Utilities (Utilidades) con un archivo excel
- En el menú File (Archivo), haz clic en Utilities (Utilidades)> Import (Importar archivos Excel).
- Sigue el asistente (Wizard) para importar archivo.
- Selecciona el tipo de datos.
- QuickBooks abre un excel con formato. Una vez que hayas introducido la información, guarda el archivo y ciérralo, se te dará la opción de Add My Data Now (Añadir Mis datos ahora).
- Revise que la informacion y los datos estan bien.
- Haz clic en Cerrar cuando termines. NOTA: Si necesita importar clientes adicionales, el vendedor o el elemento de fecha de Excel utilizando esta opción, siempre puede volver a esta ventana.
II. A traves del Add/Edit Multiple List (Añadir o Editar Multiples Listas)
- En el menú de listas, haz clic en Add/Edit Multiple List (Agregar o editar varias listas)
- Haz clic en la lista desplegable y elige la lista que deseas trabajar.
- Filtra la lista para ver un registro particular.
- Para personalizar las columnas, elige el recuadro Customize (personalizado) para elegir qué columnas deseas ver. Esta forma puedes trabajar en las columnas que necesitas.
- Haz clic en el botón predeterminado para volver a las columnas de prestablecidas para la lista.
- Para agregar, desde el panel izquierdo, selecciona la columna y haz clic en Agregar. Para quitar, desde el panel derecho, selecciona la columna y haz clic en Quitar. Para volver a colocar la columna de orden, desde el panel derecho, selecciona la columna y haz clic en Move Up o Move Down. Haz clic en Aceptar.
- Para Agregar o editar las entradas haciendo clic en los campos apropiados. Ten en cuenta que puedes copiar (Ctrl + C) de Excel y pegar (Ctrl + V) en esta ventana.
- Haz clic en Guardar cambios. Después de guardar los cambios, recibiras una advertencia del número de registros guardados. QuickBooks también te indicará si hay errores que se deben arreglar.
Estas dos opciones se cumplen en QuickBooks Desktop,
para Importar en QuickBooks Online funciona de una sola manera:
- Haz clic en el icono de engranaje> Importar datos
- Haz clic en Clientes/Suplidores/Cuentas/Productos.
- Recomendamos hacer clic en Descargar un archivo de ejemplo
- Utilice el ejemplo del archivo en su plantilla. Copie la data de su lista original en las columnas correspondientes en el archivo de ejemplo.
- Cuando el archivo este listo, haz clic en Buscar.
- Busca el archivo y selecciónalo. Haz clic en Siguiente.
- Cambie los campos a los campos de QuickBooks. Es decir, se realizara el mapeo de cada columna con los campos en QuickBooks. Si no deseas importar los datos de un campo de QuickBooks en particular, eso está bien; Solo elija No Asignar.
- Haz clic en Siguiente cuando estes satisfecho con las asignaciones.
- Revisa la data que se cargara al QuickBooks y realiza cualquier cambio que desees directamente en cada campo. Si los datos aparecen en rojo, tienen un error que es necesario corregir.
- Puedes eliminar la marca de cualquier fila que no desees importar.
- Haz clic en Importar.
Con estos pasos, puedes Importar data a cualquiera de tus versiones de QuickBooks. Así que comienza a importar información que es útil y que no deseas ingresar de manera manual.
Sobre nuestro autor:
Vanessa Vasquez, con una carrera de 20 años en negocios y desarrollo de negocios, ha capacitado a la comunidad hispana durante más de 15 años para comprender y utilizar QuickBooks correctamente y aplicarlos para trabajar menos y obtener mejores resultados.
Su principal objetivo es ayudar a los empresarios y contadores hispanos a tener éxito mediante la coordinación del proceso de gestión financiera de sus pequeñas empresas a través de la educación y la aplicación de tecnología. Como una empresaris latina, Vanessa reconoce la importancia de brindar oportunidades de capacitaciones y soluciones financieras para la comunidad de pequeñas empresas latinas en rápido crecimiento.
La visión de Vanessa es traer gozo a la vida de sus clientes a través de una prosperidad financiera y una planificación estable mediante el uso de las herramientas y el proceso correcto para crecer y expandir sus negocios. Vanessa se ha comprometido a proporcionar la mejor experiencia de capacitación, educación y contenido en la herramienta de contabilidad QuickBooks, creando el potencial para una mejor toma de decisiones para el usuario final y los empresarios hispanos. Desarrolla entrenamientos y contenido sobre temas como la Firma del Futuro, QuickBooks Desktop y QuickBooks Online como herramientas y aplicaciones de contabilidad, Cumplimientos de las leyes tributarias y contables para América Latina y la aplicación de QuickBooks en sus negocios, Análisis y gestión del flujo de trabajo a través de las herramientas y aplicaciones de QuickBooks, y mucho más.
Está certificada como ProAdvisor en QuickBooks Desktop y Avanzada ProAdvisor en QuickBooks Online, y ha escrito y publicado Cursos digitales de Capacitación y Manuales en Español para QuickBooks Online. Fue una de las primeras latinas en presentar en Scaling New Heights, una conferencia internacional para todos los ProAdvisors de Intuit. Capacitadora para la Academia de Contadores Públicos – CPA Academy y Latino Tax Fest, conferencia para todos los preparadores de impuestos latinos en Estados Unidos. Organizadora del Miami Woodard Group y co-anfitriona de un programa en Facebook de QuickBooks Al Dia.
Original Source (with translation or reproduction permission of the publisher): https://quickbooksenespanol.wordpress.com/2017/05/08/importando-datos-a-quickbooks/ by Vanessa Vasquez, published by QuickBooksenespanol.com