A veces es bueno simplemente revisar los conceptos básicos. Después de todo, esta es nuestra serie de "Consejos de contabilidad" y comenzamos con la premisa de que examinaríamos los fundamentos. Entonces, ahora quiero ver los articulos de QuickBooks, más específicamente, los articulos de dos cuentas.
Elegí este tema porque recientemente leí en varios foros algunas preguntas que tienden a indicar que los usuarios de QuickBooks, e incluso algunos consultores de QuickBooks, pueden no estar familiarizados con la “mejor práctica” de usar articulos de dos cuentas.
Conceptos básicos del artículo
QuickBooks usa articulos para vincular ventas y compras a cuentas en el plan de cuentas. Los articulos son obligatorios en los formularios de ventas, como facturas, recibos de ventas, estimaciones, notas de crédito y extractos.
También debe usar artículos en órdenes de compra, pero su uso es opcional en facturas de compra, cargos de tarjetas de crédito y cheques. Debido a que QuickBooks utiliza articulos de manera tan extensa, es importante que los articulos utilizados en una empresa coincidan con las necesidades de la empresa.
Veamos algunos de los distintos tipos de articulos:
* Artículos de servicio
Utiliza los artículos del Servicio para rastrear los servicios vendidos o comprados a otros. El uso de articulos de servicio para registrar las actividades de los empleados le permite asignar cheques de pago a servicios, clientes o trabajos específicos.
QuickBooks Item - 2 Sided Service
* Piezas de Inventario
Usted usa los artículos de Partes de inventario para rastrear materiales o partes que sus clientes compran, mantienen como inventario y luego revenden. Para cada artículo de inventario, QuickBooks rastrea el número actual en stock y el valor de su inventario después de cada compra y venta. Usted asigna una cuenta de activos (como Activo de inventario), cuentas de ingresos (ingresos) y gastos (costo de bienes vendidos).
QuickBooks Inventory Item
* Artículos de Piezas que No son de Inventario
Los usa para materiales o piezas comprados y vendidos, pero para los cuales no tiene la intención de tener un inventario a mano. Esto podría incluir pedidos personalizados, productos únicos, etc. Un uso común de este tipo de artículo es para envíos directos, por lo que la factura se puede crear antes de recibir la factura del producto sin crear una situación de inventario negativa.
This way you capture both revenue and expense.
* Artículos de grupo
Puede configurar artículos de grupo cuando las transacciones de compra o venta involucran con frecuencia el mismo grupo de artículos una y otra vez. En lugar de ingresar cada artículo individualmente, puede ahorrar tiempo ingresando el nombre del grupo que luego agregará todos los artículos del grupo a la transacción automáticamente. Por ejemplo, si vende artículos en una canasta, su grupo incluiría la canasta y los diversos artículos vendidos en esa canasta.
Los grupos pueden incluir todos los tipos de artículos. También puede optar por ocultar los detalles de los artículos reales dentro del Grupo en el formulario de ventas. Aunque aparecen en la versión en pantalla del formulario, no se imprimirán en la transacción si no marca la casilla denominada Imprimir artículos en grupo.
SOLO EN QUICKBOOKS DESKTOP
* Artículos de ensamblaje de inventario –
Utilice este tipo de artículo para crear otros artículos que contengan unidades de material ensambladas (productos terminados o subconjuntos) que los clientes compran o producen, rastrean como inventario y luego revenden. La capacidad de crear y construir ensamblajes de inventario está disponible solo en las ediciones Premier, Accountant Desktop y Enterprise de QuickBooks.
QB Assembly Item
* Otros Cargos
Los utiliza para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos no relacionados con los principales productos o servicios de la empresa. Los ejemplos incluyen gastos de envío, entrega o financiación.
* Subtotal
Los artículos de subtotal suman los precios de los artículos en las filas superiores, hasta cualquier subtotal anterior. Debe crear un artículo de subtotal si desea aplicar un porcentaje de descuento o recargo a varios artículos. Un artículo de subtotal no afecta a ninguna cuenta. Es solo un cálculo para usar en formularios y su monto no se puede sobrescribir.
* Artículos de descuento
Configure los artículos de descuento para calcular las cantidades que se restarán de un total o subtotal en los formularios. Puede configurar los descuentos como porcentajes o cantidades fijas. Los artículos de descuento solo afectan al artículo de línea directamente encima de ellos. Por lo tanto, para aplicar un porcentaje de descuento a más de un artículo de línea, primero ingrese un artículo de subtotal y luego ingrese el artículo de descuento.
Debido a que los artículos son obligatorios en los formularios de ventas, los usuarios de QuickBooks capturarán todos los datos de ingresos utilizando artículos. Pero cuando se trata de gastos, el uso de artículos puede no ser tan común.
QuickBooks le permite registrar directamente en el Plan de cuentas usando los Gastos en cheques, facturas de compra y transacciones con tarjeta de crédito, en lugar de ingresar artículos. Esto significa que no está utilizando articulos para realizar un seguimiento de los gastos de forma constante. Pero si desea que los informes muestren la rentabilidad de los artículos y servicios, debe usar Artículos para realizar un seguimiento de las compras y las ventas.
Entonces, ¿qué queremos decir cuando hablamos de un articulos con dos cuentas?
Bueno, queremos decir que puede usar el mismo artículo en un formulario de compra para registrar la información de costos en una cuenta de gastos (o COGS) y también usarlo en un formulario de ventas para recuperar información de ingresos en una cuenta de ingresos.
Solo recuerde, aunque los articulos de QuickBooks tienen por defecto una configuración de un solo lado, siempre es una buena práctica hacer los articulos de dos cuentas. Ya no se quedará "ciego" en lo que respecta a la rentabilidad de su artículo. Así que mantenga su configuración consistente.
Sobre nuestro autor:
Vanessa Vasquez
Vanessa Vasquez, con una carrera de 20 años en negocios y desarrollo de negocios, ha capacitado a la comunidad hispana durante más de 15 años para comprender y utilizar QuickBooks correctamente y aplicarlos para trabajar menos y obtener mejores resultados.
Su principal objetivo es ayudar a los empresarios y contadores hispanos a tener éxito mediante la coordinación del proceso de gestión financiera de sus pequeñas empresas a través de la educación y la aplicación de tecnología. Como una empresaris latina, Vanessa reconoce la importancia de brindar oportunidades de capacitaciones y soluciones financieras para la comunidad de pequeñas empresas latinas en rápido crecimiento.
La visión de Vanessa es traer gozo a la vida de sus clientes a través de una prosperidad financiera y una planificación estable mediante el uso de las herramientas y el proceso correcto para crecer y expandir sus negocios. Vanessa se ha comprometido a proporcionar la mejor experiencia de capacitación, educación y contenido en la herramienta de contabilidad QuickBooks, creando el potencial para una mejor toma de decisiones para el usuario final y los empresarios hispanos. Desarrolla entrenamientos y contenido sobre temas como la Firma del Futuro, QuickBooks Desktop y QuickBooks Online como herramientas y aplicaciones de contabilidad, Cumplimientos de las leyes tributarias y contables para América Latina y la aplicación de QuickBooks en sus negocios, Análisis y gestión del flujo de trabajo a través de las herramientas y aplicaciones de QuickBooks, y mucho más.
Está certificada como ProAdvisor en QuickBooks Desktop y Avanzada ProAdvisor en QuickBooks Online, y ha escrito y publicado Cursos digitales de Capacitación y Manuales en Español para QuickBooks Online. Fue una de las primeras latinas en presentar en Scaling New Heights, una conferencia internacional para todos los ProAdvisors de Intuit. Capacitadora para la Academia de Contadores Públicos – CPA Academy y Latino Tax Fest, conferencia para todos los preparadores de impuestos latinos en Estados Unidos. Organizadora del Miami Woodard Group y co-anfitriona de un programa en Facebook de QuickBooks Al Dia.
Original Source (with translation or reproduction permission of the publisher): https://www.intuitiveaccountant.com/general-ledger/back-to-basics-quickbooks-2-sided-items/#.YA2djOhKiUk by William Murphy, Insightful Accountant’s Sr. Editor on November 29, 2016.