En palabras simples, la precontabilidad es lo que sucede antes de que los contadores se sienten realmente a preparar informes financieros todos los meses. Es el proceso de organizar, codificar y luego enviar datos financieros clave para la contabilidad.
La contabilidad previa se lleva la mayor parte del trabajo manual, lo que abre una caja de Pandora a errores manuales y posibles fraudes.
Esto se debe a que la mayor parte de los recibos y facturas provienen de los empleados. Honestamente, un empleado no mira un recibo para el cumplimiento como lo hace un contador. El riesgo de incumplimiento puede comenzar en la etapa de facturación o gasto y potencialmente puede dañar todo el proceso mas adelante. Es por eso que la pre-contabilidad es un proceso crítico en la contabilidad.
Gastos varios y de Viaje en el Proceso de la Pre-contabilidad
Los gastos iniciados por los empleados que se incluyen en el proceso de administración son los gastos varios y de viajes, donde se segregan, codifican y organizan de forma adecuada. A continuación, se muestra una lista de los problemas comunes que enfrentan las partes interesadas en relación con los informes de gastos y el cumplimiento de la política de gastos:
Los empleados tienen la tarea de:
• Recordar las políticas de gastos y viajes de la empresa
• Seguimiento de todos los gastos comerciales
• Almacenamiento y presentación de todos los recibos de gastos.
• Archivar y enviar informes de gastos completos a tiempo
El Equipo de finanzas o Gerentes tienen la tarea de:
• Verificación de cada reclamo y recibo para el cumplimiento
• Garantizar que no se procese ningún reclamo fraudulento o que no cumpla con las normas
• Mantener registros detallados de todas las acciones tomadas en relación con las reclamaciones de gastos.
• Procesar los reembolsos de gastos de los empleados a tiempo
• Organizar y custodiar todos los informes de gastos y recibos para futuras auditorías.
Además, si las tarjetas de crédito corporativas entran en escena, la historia es completamente diferente. ¡Unir, verificar y conciliar manualmente las muchas transacciones de tarjetas de crédito no es una broma!
Dado que la administración de gastos de viajes y gastos varios es un proceso que requiere mucho tiempo y trabajo, la posibilidad de errores en la entrada de datos, incumplimiento, fraude en el informe de gastos e informes financieros inexactos es muy alta. ¡Aquí es donde la automatización realmente ahorra!
¿Por qué debería considerar la automatización de la administración de gastos?
Un software de administración de gastos automatiza cada paso del proceso de gestión de gastos. También elimina la necesidad de la entrada manual de datos y la verificación del informe de gastos. Esto ahorra tiempo, dinero y frustración a todas las partes interesadas.
Un software de administración de gastos también es increíblemente valioso para un contador, la persona responsable de garantizar el cumplimiento normativo y corporativo. Este es el por qué.
Beneficios de utilizar un sistema de administración de gastos
- Automatiza el cumplimiento previo de todos los gastos de los empleados
Un software de administración de gastos viene con reglas comerciales. Una vez que ha introducido las políticas de gastos de la empresa, el software verifica el cumplimiento de las políticas de todos los gastos de los empleados. En el caso de violaciones de políticas, el sistema levanta banderas y notifica automáticamente a las partes interesadas importantes. También registra todas las acciones tomadas al respecto en una auditoría digital detallada adjunta a cada gasto individual.
En otras palabras, un software de administración de gastos realiza todas las acciones necesarias para verificar y garantizar el cumplimiento, automatizando así la contabilidad previa de todos los gastos de los empleados. La tarea más improductiva que debe realizar un contador: ¡Imaginala automatizada!
- Automatiza la conciliación de tarjetas de crédito
Las tarjetas de crédito corporativas son una excelente manera de obtener más control sobre los gastos de los empleados. Además, ofrecen a finanzas más visibilidad sobre dónde se están realizando los gastos sin depender de los empleados para enviar informes. Dicho esto, finanzas aún debe verificar los extractos de las tarjetas de crédito con las transacciones y auditarlos para verificar su cumplimiento.
Un software de administración de gastos se integra con varios proveedores de tarjetas de crédito para obtener información sobre transacciones directas. Luego, compara gastos, recibos y transacciones automáticamente. Esto elimina la necesidad de cualquier intervención manual. Una vez hecha, la reconciliación se convierte en un manejo de un solo clic para los contadores, lo que les deja más tiempo para concentrarse en la elaboración de estrategias para el futuro.
-Se integra con software de contabilidad QuickBooks
Un software de administración de gastos viene con integraciones que le permiten comunicarse con otro software como QuickBooks. Esto facilita que finanzas y los contadores trabajen los datos de empleados, gastos, categorías, informes y recibos de forma segura.
Un software de administración de gastos le permite exportar directamente todos los informes de gastos de los empleados a las categorías y usuarios adecuados en su software de contabilidad. Además, permite a los administradores cargar directamente archivos adjuntos desde el software de administración de gastos mientras crean cheques, asientos de diario, facturas o compras con tarjeta de crédito.
Dado que los softwares manejan la migración de datos entre sí, esto elimina la intervención humana y automatiza la administración de recibos. Esto asegura que todos los datos previos a la contabilidad esenciales para el proceso de contabilidad principal estén completos, sean precisos y cumplan con las normas.
En pocas palabras, un software de administración de gastos se hace cargo de todo el trabajo pesado cuando se trata de informes de gastos. Ya sea la entrada de datos manual, la verificación del informe de gastos o incluso el procesamiento de pagos, un software de gastos lo tiene cubierto.
Sabiendo que la empresa está en un estado constante de preparación para auditorías, los empleados pueden concentrarse en objetivos estratégicos en lugar de gastar horas facturables en tareas completamente automatizables. Además, la visibilidad en tiempo real de los gastos permite a los equipos de finanzas y a los contadores identificar oportunidades y riesgos con mucha anticipación para planificar en consecuencia.
La automatización previa a la contabilidad ya no es un elemento deseable; es una necesidad del ahora. Así que si necesitas ayuda en como obtener el mejor sistema de administración de gastos, asiste a nuestros seminarios GRATIS de Insightful Accountant en Español.
Sobre nuestro autor:
Vanessa Vasquez, con una carrera de 20 años en negocios y desarrollo de negocios, ha capacitado a la comunidad hispana durante más de 15 años para comprender y utilizar QuickBooks correctamente y aplicarlos para trabajar menos y obtener mejores resultados.
Su principal objetivo es ayudar a los empresarios y contadores hispanos a tener éxito mediante la coordinación del proceso de gestión financiera de sus pequeñas empresas a través de la educación y la aplicación de tecnología. Como una empresaris latina, Vanessa reconoce la importancia de brindar oportunidades de capacitaciones y soluciones financieras para la comunidad de pequeñas empresas latinas en rápido crecimiento.
La visión de Vanessa es traer gozo a la vida de sus clientes a través de una prosperidad financiera y una planificación estable mediante el uso de las herramientas y el proceso correcto para crecer y expandir sus negocios. Vanessa se ha comprometido a proporcionar la mejor experiencia de capacitación, educación y contenido en la herramienta de contabilidad QuickBooks, creando el potencial para una mejor toma de decisiones para el usuario final y los empresarios hispanos. Desarrolla entrenamientos y contenido sobre temas como la Firma del Futuro, QuickBooks Desktop y QuickBooks Online como herramientas y aplicaciones de contabilidad, Cumplimientos de las leyes tributarias y contables para América Latina y la aplicación de QuickBooks en sus negocios, Análisis y gestión del flujo de trabajo a través de las herramientas y aplicaciones de QuickBooks, y mucho más.
Está certificada como ProAdvisor en QuickBooks Desktop y Avanzada ProAdvisor en QuickBooks Online, y ha escrito y publicado Cursos digitales de Capacitación y Manuales en Español para QuickBooks Online. Fue una de las primeras latinas en presentar en Scaling New Heights, una conferencia internacional para todos los ProAdvisors de Intuit. Capacitadora para la Academia de Contadores Públicos – CPA Academy y Latino Tax Fest, conferencia para todos los preparadores de impuestos latinos en Estados Unidos. Organizadora del Miami Woodard Group y co-anfitriona de un programa en Facebook de QuickBooks Al Dia.
Original Source (with translation or reproduction permission of the publisher): The Critical Process of Pre-accounting https://www.intuitiveaccountant.com/general-ledger/how-pre-accounting-automation-solves-accounting/#.YGHS469KiUk by Yashwanth Madhusudan, Co-founder and CEO of FYLE, December 4, 2020 within Insightful Accountant (Sponsored Content).