En el articulo anterior, nos referíamos a la manera en la que podemos controlar los gastos de las organizaciones sin fines de lucro, como asesores y contadores para este tipo de organizaciones, o NFP.
Las aplicaciones de manejo de gastos para organizaciones sin fines de lucro
Establecer controles financieros adecuados puede parecer complicado, pero con las herramientas adecuadas, cualquier empresa de contabilidad o asesor puede hacerlo. Existen aplicaciones para NFP que si compaginan los siguientes tres componentes esenciales que hacen que la gestión de gastos sea efectiva, eficiente y completamente digital, entonces vale la pena implementar:
- En el núcleo de las aplicaciones se encuentra una plataforma de contabilidad en la nube como QuickBooks Online, que también sirve como sistema de registros para todas las aplicaciones preintegradas. Esto proporciona una descripción financiera clara de toda la organización en tiempo real y permite no solo tomar decisiones informadas, sino que también simplifica la colaboración dentro de la organización, ya que todas las personas involucradas ven las mismas cifras. Se puede acceder a una plataforma de contabilidad en la nube desde cualquier lugar en cualquier momento. Eso es especialmente importante para los NFP porque los voluntarios generalmente no pasan mucho tiempo en la oficina. Con una solución en la nube, los gerentes pueden mantenerse al tanto de las finanzas, reembolsar los gastos de los voluntarios o enviar facturas sobre la marcha.
- Para maximizar el ahorro de tiempo logrado al cambiar a una plataforma de contabilidad en la nube, tiene sentido agregar una herramienta para la captura de datos digitales, como Dext. El software de captura de datos automatiza la entrada manual de datos desde el papel en el sistema de contabilidad con precisión milimétrica y organiza todos los datos utilizando una combinación de inteligencia artificial y clasificación humana. Los datos del documento se capturan simplemente tomando una foto con esta aplicación o enviando los recibos a una dirección de correo electrónico dedicada. Luego, la herramienta extrae la información relevante del documento enviado y permite revisar todo antes de publicarlo en el sistema de contabilidad en la nube.
- El último, pero no menos importante, componente en las aplicaciones recomendadas para NFP es una herramienta de automatización de procesos como ApprovalMax. Esta aplicación mueve el proceso de aprobación fuera de la plataforma de contabilidad para mantener fuera de ella a las partes interesadas externas. Después de todo, cuando los miembros de la junta aprueban un gasto en particular, no necesitan ver todos los datos financieros. Con ApprovalMax es increíblemente fácil configurar procesos de aprobación de órdenes de compra y facturas de varios niveles, que también proporcionan un registro de quién aprobó qué. Es mucho más rápido, ya que no es necesario llevar documentos en papel ni esperar la aprobación de alguien por correo electrónico. ApprovalMax también es muy útil para fines de auditoría porque crea automáticamente informes con capacidad de búsqueda que muestran una imagen completa de todos los detalles relacionados con la aprobación, lo que proporciona una buena vista agregada y la capacidad de desglosar fácilmente cualquier detalle de bajo nivel necesario para realizar análisis.
La configuración de procesos adaptados a las características específicas de la organización y teniendo en cuenta el control de gastos elimina el trabajo manual tedioso, de modo que los NFP, ya sea una organización benéfica, una escuela o una asociación deportiva, pueden concentrarse por completo en su misión y cumplir con sus tareas obligatorias de manera mucho más eficiente.
Sobre nuestro autor:
Vanessa Vasquez, con una carrera de 20 años en negocios y desarrollo de negocios, ha capacitado a la comunidad hispana durante más de 15 años para comprender y utilizar QuickBooks correctamente y aplicarlos para trabajar menos y obtener mejores resultados.
Su principal objetivo es ayudar a los empresarios y contadores hispanos a tener éxito mediante la coordinación del proceso de gestión financiera de sus pequeñas empresas a través de la educación y la aplicación de tecnología. Como una empresaris latina, Vanessa reconoce la importancia de brindar oportunidades de capacitaciones y soluciones financieras para la comunidad de pequeñas empresas latinas en rápido crecimiento.
La visión de Vanessa es traer gozo a la vida de sus clientes a través de una prosperidad financiera y una planificación estable mediante el uso de las herramientas y el proceso correcto para crecer y expandir sus negocios. Vanessa se ha comprometido a proporcionar la mejor experiencia de capacitación, educación y contenido en la herramienta de contabilidad QuickBooks, creando el potencial para una mejor toma de decisiones para el usuario final y los empresarios hispanos. Desarrolla entrenamientos y contenido sobre temas como la Firma del Futuro, QuickBooks Desktop y QuickBooks Online como herramientas y aplicaciones de contabilidad, Cumplimientos de las leyes tributarias y contables para América Latina y la aplicación de QuickBooks en sus negocios, Análisis y gestión del flujo de trabajo a través de las herramientas y aplicaciones de QuickBooks, y mucho más.
Está certificada como ProAdvisor en QuickBooks Desktop y Avanzada ProAdvisor en QuickBooks Online, y ha escrito y publicado Cursos digitales de Capacitación y Manuales en Español para QuickBooks Online. Fue una de las primeras latinas en presentar en Scaling New Heights, una conferencia internacional para todos los ProAdvisors de Intuit. Capacitadora para la Academia de Contadores Públicos – CPA Academy y Latino Tax Fest, conferencia para todos los preparadores de impuestos latinos en Estados Unidos. Organizadora del Miami Woodard Group y co-anfitriona de un programa en Facebook de QuickBooks Al Dia.
Original Source (with translation or reproduction permission of the publisher): How to improve spend control for not-for-profits by Konstantin Bredyuk, Director of Product at ApprovalMax, published at https://www.intuitiveaccountant.com/niche-markets/not-for-profit/how-to-improve-spend-control-for-not-for-profits/ on January 6, 2021 within Insightful Accountant. (Publisher/Editor's note: While the original feature was published as a single article, Vanessa decided to split her translation/reproduction into two distinct parts which we published in sequence, just a few days apart.) Vanessa's Part One can be found here: Cómo mejorar el Control de Gastos para Organizaciones Sin Fines de Lucro, Parte 1